Компенсация за разъездной характер работы - Kapital124.ru
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Компенсация за разъездной характер работы

Выплаты при разъездном характере работы

Сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, работодатель обязан возмещать расходы, связанные со служебными поездками. При каких условиях суммы возмещения не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами? Ответ на этот вопрос Минфин России дал в письме от 04.03.2019 № 03-15-06/13866.

Обязанность работодателя по возмещению работникам с разъездным характером работы их расходов, связанных со служебными поездками, установлена ст. 168.1 ТК РФ. Согласно этой норме возмещению подлежат:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей работников с разъездным характером работы устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Кроме того, размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также определяться трудовым договором.

На практике многие компании производят возмещение не путем оплаты конкретных расходов работника на основании представленных им документов, а выплачивают в счет возмещения заранее оговоренную сумму. Поскольку такая выплата не зависит от фактически понесенных работником расходов, возникает вопрос: нужно ли ее облагать НДФЛ и страховыми взносами?

Чиновники: нужны подтверждающие документы

В комментируемом письме специалисты финансового ведомства рассмотрели ситуацию, когда компания выплачивает работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути, компенсацию в размере 700 руб. за каждый день служебной поездки.

Финансисты напомнили, что компенсационные выплаты (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), предусмотренные законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, НДФЛ и страховыми взносами не облагаются (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). При этом Налоговый кодекс не содержит определения компенсационных выплат в целях налогообложения. Поэтому данное понятие должно применяться в том значении, в котором оно используется в других отраслях законодательства (п. 1 ст. 11 НК РФ).

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

Учитывая положения ст. 164, 168.1 ТК РФ, ст. 217 и 422 НК РФ специалисты финансового ведомства пришли к следующему выводу. Если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения. При отсутствии подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Аналогичный вывод содержится в письмах Минфина России от 17.01.2019 № 03‑15‑05/1909, от 08.10.2018 № 03‑04‑05/72198, от 20.09.2018 № 03‑15‑06/67364, от 25.07.2018 № 03‑04‑06/52242, от 20.07.2018 № 03‑04‑05/51201, от 06.07.2018 № 03‑04‑05/46903.

Такой же позиции придерживался и Минтруд России в период, когда исчисление и уплата страховых взносов регулировались положениями Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ). В письме от 28.12.2015 № 17-3/В-641 он указал, что исходя из положений ст. 164 и 168.1 ТК РФ компенсации должны быть направлены именно на возмещение работникам понесенных расходов в связи с тем, что их работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер. И это должно подтверждаться документально. А при отсутствии документального подтверждения целевого использования денежных выплат работникам, выдаваемых в связи с особым характером их работ, теряется непосредственно компенсационный характер таких выплат, и они рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений, подлежащие обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Итак, по мнению чиновников, компенсация имеет место, только когда есть подтверждающие расходы документы.

Суды: важен характер выплаты

В отличие от чиновников, суды не увязывают квалификацию выплаты в качестве компенсационной с обязательным наличием документов, подтверждающих понесенные разъездным работником расходы.

Так, в п. 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г. (далее — Обзор), рассмотрена следующая ситуация. Компания оплачивала работникам проезд на городском транспорте общего пользования, такси без подтверждающих документов, предусмотрев в положении об оплате труда надбавку за передвижной характер труда. Так как НДФЛ с надбавки компания не удерживала, налоговики привлекли ее к ответственности по ст. 123 НК РФ. Компания обратилась в суд.

Суд указал, что определяющее значение для целей налогообложения имеет характер соответствующей выплаты, позволяющий отнести ее к числу компенсаций, предусмотренных ст. 164 ТК РФ, а не наименование (надбавка, увеличение оклада, льгота). Доплаты за разъездной характер работы рассчитывались в компании по нормативам, установленным в положении об оплате труда в зависимости от количества дней, проведенных работником в разъездах в течение месяца. Следовательно, спорные выплаты по своему характеру являлись компенсационными и не подлежали налогообложению на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, несмотря на то что именовались надбавками к окладу.

Такую же позицию суды занимают и в отношении страховых взносов. Так, в деле, рассмотренном в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 14.07.2016 № Ф04-3144/2016, компания на основании положения трудовых договоров выплачивала работникам с разъездным характером работы компенсацию в сумме 2000 руб. за каждые сутки пребывания в рейсе без подтверждающих документов. Проверяющие из ПФР посчитали, что поскольку подтверждающих документов нет, то данные суммы нельзя рассматривать как компенсационные и они должны облагаться страховыми взносами. При этом они исходили из письма Минтруда России от 07.07.2015 № 17-4/ООГ-988, в котором сказано, что выплаты в качестве компенсации расходов разъездных работников не облагаются страховыми взносами только в случае документального подтверждения произведенных работником расходов.

Однако суды трех инстанций указали, что спорные выплаты, исходя из их направленности и экономического содержания, являются возмещением расходов, связанных с выполнением работниками своей работы, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника. Данные выплаты не связаны с трудовым результатом, зависят от количества фактически проведенного вне места жительства времени и относятся к категории компенсационных выплат. Они не являются вознаграждением работников за исполнение ими трудовых обязанностей, не включены в систему оплаты труда или его стимулирования. Следовательно, указанные суммы не могут включаться в базу для начисления страховых взносов. А ссылку проверяющих на письмо Минтруда России суд первой инстанции отверг, поскольку данное письмо не обладает признаками нормативного документа и не обязательно для применения. Определением Верховного суда РФ от 11.11.2016 № 304-КГ16-14616 было отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам. Аналогичные выводы содержатся в определениях Верховного суда РФ от 23.08.2016 № 307-КГ16-10531, от 19.04.2016 № 307-КГ16-2722, от 01.06.2016 № 307-КГ16-5452, от 24.09.2015 № 304-КГ15-11792.

Отметим, что в вышеуказанных спорах речь шла о страховых взносах, исчисляемых в соответствии с Законом № 212-ФЗ. Однако несмотря на то что правила исчисления страховых взносов, содержащиеся в Законе № 212-ФЗ и Налоговом кодексе, совпадают, налоговики придерживаются позиции, что сложившаяся судебная практика по страховым взносам, принятая на основании норм Закона № 212-ФЗ, утратившего силу с 1 января 2017 г., применению не подлежит (письма ФНС России от 14.09.2017 № БС-4-11/18312@, от 23.08.2017 № БС-4-11/16742@). Поэтому если компания при отсутствии подтверждающих документов не будет облагать страховыми взносами компенсационные выплаты работникам, такие действия приведут к спорам с налоговиками. А судебная практика по данному вопросу на основании норм НК РФ еще не сформировалась.

Без страховых взносов и НДФЛ

Специалисты ГК «ГНК» рассказали, как можно оптимизировать налогообложение за счет корректного учета разъездного характера работы сотрудников.

Недавно Минфин РФ еще раз уточнил, что компенсационные выплаты работникам, чья работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ, а также то, что на эти выплаты не начисляются страховые взносы. Рассмотрим ситуацию подробнее.

Кто такие сотрудники с разъездным характером работы?

Общий ответ на этот вопрос содержится в ст. 168.1 ТК РФ. Эта норма говорит о работниках, постоянная работа которых осуществляется:

в пути (напр., водители);

имеет разъездной характер (проверяющие, специалисты, оказывающие бытовые услуги на дому у заказчика, курьеры, страховые агенты);

в полевых условиях (геологи);

в экспедиционных условиях (лица, сопровождающие грузы).

Всем им работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками.

! Ограничений по должностям сотрудников, для которых устанавливается разъездной характер работ, законодательство не содержит! «Как правило, разъездной считается работа, при которой сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации», – уточняет Федеральная служба по труду и занятости в своем Письме № 4209-ТЗ от от 12.12.2013 г. № 4209-ТЗ.

Ст. 57 ТК РФ гласит, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) обязательно должны содержаться в трудовом договоре.

Также разъездной характер работы может быть отражен в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).

Читайте также:  Восстановление трудовой книжки при утере

Документооборот при разъездном характере работ работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. Исходя из этого, ГК «ГНК» рекомендует организации разработать:

перечень должностей, профессий и работ лиц, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер;

локальный нормативный акт (напр., Положение о разъездном характере работ, в котором будет необходимо обозначить понятие разъездных работ, установить компенсационные выплаты, определить формы документов, которыми будут подтверждаться разъезды, а также порядок осуществления расчетов с сотрудником. Такой документ утверждается и вводится в действие приказом работодателя).

! Если работа сотрудника имеет разъездной характер, то командировками такие поездки не признаются (ч.1. ст.166 ТК РФ). Командировки носят временный характер, а работа, связанная с разъездами – постоянный. Соответственно, «командировочные» нормативы при разъездном характере работы не применяются. (Письмо Минфина от 15.02.2017 № 03-04-06/8562).

Какие расходы могут быть компенсированы и сколько именно?

Компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Сюда входят:

расходы по проезду (напр., расходы на проезд, стоимость ГСМ для сотрудников, использующих личный транспорт);

найму жилого помещения (напр., оплата гостиницы);

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные1, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (оплата мобильной связи и др.).

Никаких страховых взносов и НДФЛ

На компенсации сотрудникам за разъездной характер работы страховые взносы не начисляются, поскольку такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами (см. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 19.04.2017 г. № 03-04-06/23538).

«На основании положений абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей».

Компенсационные выплаты, о которых мы говорим, установлены ТК РФ, – ст. ст. 164 и 168.1.

Если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в трудовом договоре, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, установленных локальными нормативными актами или трудовым договором, – делают выводы сотрудники Департамента.

Та же ситуация – с НДФЛ (см. уже упоминавшееся выше Письмо от 19.04.2017 г): на основании п. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работникам с разъездным характером работы не являются объектом налогообложения, – при условии, что размеры этих компенсаций также установлены надлежащим образом – на основании, как уже говорилось, коллективного или трудового договоров, соглашения, локального нормативного акта компании).

Иногда чиновники считают компенсации за разъездной характер частью заработной платы, ссылаясь на определение заработной платы, данное ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы. Подобные решения оспариваются в судах, при этом последние встают на сторону работодателя – компенсация за служебные расходы не является оплатой труда.

Экономим на практике

Компания, занимающаяся установкой и обслуживанием телекоммуникационного оборудования на территории заказчиков, обратилась в ГК «ГНК» с заданием по анализу состава расходов по основной деятельности для целей оптимизации налоговой нагрузки. У компании была большая доля расходов, которые не учитывались при исчислении налога на прибыль.

Стоит отметить, что обслуживание оборудования на территории клиента производилось специалистами технической поддержки, а клиенты компании располагались как в России, так и за ее пределами.

Анализ трудовых договоров, заключенных со специалистами технической поддержки, показал, что в них зафиксировано следующее:

работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя (дистанционно);

работа Работника по своему содержанию имеет разъездной характер, который необходим для выполнения Работником своих трудовых обязанностей в РФ и за ее пределами;

в дополнение к должностному окладу Работодатель выплачивает Работнику ежемесячную надбавку за разъездной характер работы.

Общая сумма компенсации сотрудникам оставляла примерно 450 000 руб. ежемесячно, сумма страховых взносов – около 140 000 руб. При этом внутреннего положения о разъездной работе у компании не было. И именно из-за отсутствия такого документа установленная трудовым договором компенсация, по сути, таковой не являлась, а представляла собой часть оплаты труда (ст.129 ТК РФ), и ее нельзя было исключить из базы для расчета НДФЛ и страховых взносов.

Специалисты ГК «ГНК» рекомендовали компании разработать и утвердить положение о разъездной работе, в котором описать размеры и порядок выплаты компенсационных сумм работникам. При этом порядок выплаты должен предусматривать компенсацию расходов только на основании подтверждающих документов.

В результате этих действий ежемесячная экономия компании составила:

140 000 руб. на страховых взносах;

58 500 руб. на НДФЛ.

ВЫВОД: с целью оптимизации налогообложения предприятия при необходимости выплат работникам за разъездной характер работы ГК “ГНК” рекомендует оформлять расходы как компенсации, а не как надбавки за особые условия труда. Это возможно при соблюдении следующих условий:

установление разъездного характера работы сотрудника (трудовым договором/коллективным договором, а также локальным нормативным актом компании, напр., Приказом руководителя об утверждении Перечня должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер);

установление размеров компенсационных выплат за разъездной характер работы, порядка осуществления таких выплат, формы подтверждающих документов (напр., Положением о разъездном характере работ, также утв. Приказом руководителя предприятия).

осуществлять компенсацию расходов строго на основании оправдательных документов, определенных локальными нормативными актами предприятия, напр., вышеупомянутым Положением.

1 Выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (решение ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147).

Работник в разъездах: как платить ему и государству

«Разъездному» работнику работодатель обязан возместит ь ст. 168.1 ТК РФ :

  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

Поездки работников в той или иной ситуации можно отнести к разъездной работе, работе подвижного характера или к работе в пути.

Условно их можно разграничить по следующим признакам.

При разъездной работе работники трудятся не в офисе, а на объектах, расположенных на значительном удалении от места нахождения работодателя. Чтобы добраться до объекта и обратно домой, им нужно затратить много времени. Это, как правило, линейные рабочие на железнодорожном транспорте, связисты, монтажники, водители автотранспортных предприятий, водители на междугородных перевозках.

Подвижной характер ст. 57 ТК РФ работы связан с частым перемещением рабочего места. Из-за этого работники вынуждены проживать вне дома. Это возможно, к примеру, в строительных, лесозаготовительных организациях и т. п.

ТК РФ в целях возмещения расходов не разграничивает работу разъездного и подвижного характера. А вот для того, чтобы исключить претензии со стороны налоговиков к обоснованности возмещения работникам стоимости проживания и проезда, а также выплаты суточных, лучше такую работу называть во всех документах работой разъездного характер а ст. 168.1 ТК РФ .

Работа в пути предполагает выполнение трудовых обязанностей в процессе движения какого-либо транспортного средства и работника. При этом выполнение работы, как правило, не связано с управлением самим транспортным средством. Такая работа бывает, например, у проводников, стюардесс, моряков.

Разъездная работа означает определенные неудобства для сотрудника. Например, невозможность ежедневно возвращаться домой. Но повышенная зарплата за это не положена

Однако независимо от вида поездки, расходы возмещаются по одинаковым правила м ст. 168.1 ТК РФ :

  • суточные — при условии, что во время поездки работник живет вне дома;
  • расходы на проезд и проживание — при их наличии.

Перечень профессий, работ и должностей «разъездных» сотрудников с учетом характера их работы определяет сам работодател ь ст. 168.1 ТК РФ .

Чтобы учесть суточные и возмещаемые затраты на проезд и проживание в «прибыльных» расходах, нужн о ст. 255, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ :

  • указать в трудовом договоре работника, что его работа носит разъездной характер;
  • определить порядок возмещения таких расходов в локальном нормативном акте (например, в положении о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре;
  • документально подтверждать расходы. В частности, отчетами работников, к которым они должны прилагать проездные билеты, разъездной ведомостью, маршрутным листом.

Теперь переходим непосредственно к ответам на ваши вопросы.

Как установить суточные при разъездной работе

В нашей организации рабочие-строители не имеют постоянных рабочих мест. Они заняты на различных объектах по всей области. На объекты они ежедневно самостоятельно добираются из дома по несколько часов. Можем ли мы выплачивать им суточные и установлен ли для них норматив по прибыли и НДФЛ? Нужно ли начислять на них страховые взносы во внебюджетные фонды?

: Конечно, им можно выплачивать суточные, ведь они затрачивают много нерабочего времени на то, чтобы добраться из дома на объект и вернуться обратно.

Это нам подтвердили в Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

“ Выплата суточных при разъездном характере работы, когда работник имеет возможность возвращаться домой, возможна, но не обязательна. Решение о выплате суточных принимает сам работодатель. Он же устанавливает и их размер. Нужно учитывать, что при разъездной работе, в отличие от командировки, суточные выплачиваются за нерабочее время, затрачиваемое сотрудником на то, чтобы добраться на объект, где он работает, и обратно домой. Но на практике их размер, как правило, меньше, чем при обычных командировках. Ведь при командировке работник живет в другом населенном пункте.

Читайте также:  Образование комиссий по трудовым спорам

Экономически обосновать расходы на суточные в связи с разъездным характером работ также можно.

Например, работник выезжает на объект из дома в 6 часов утра. Поэтому ему выплачиваются суточные, чтобы в пути он мог позавтракать в кафе ” .

Таким образом, вам нужно самостоятельно определить порядок выплаты работникам суточных и их разме р ст. 168.1 ТК РФ . В частности, вы можете установить, что суточные выплачиваются, только если объект, на котором занят работник, расположен на значительном удалении от места его жительства. Также можно установить различный размер суточных в зависимости от того, сколько времени работник добирается на объект. Например, если объект находится на расстоянии от 100 до 150 км, то размер суточных составляет 5% месячной тарифной ставки, от 150 до 200 км — 15% месячной тарифной ставки.

Законодательством не установлен норматив, в пределах которого суточные при разъездном характере работы включаются в расход ы подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина России от 18.08.2008 № 03-03-05/87 , не облагаются НДФЛ и страховыми взносам и п. 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131 . Поэтому суточные, размер которых вы установите в своем положении, можно полностью учесть для целей налогообложения прибыли. На них можно не начислять НДФЛ и страховые взнос ы подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 «О страховых взносах. » (далее — Закон подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон .

Выплачивать надбавку за разъездной характер работы необязательно

У нас предприятие связи. Мы выплачиваем работникам с разъездным характером работы суточные и компенсируем расходы на проезд. Должны ли мы установить надбавку за разъездной характер работы?

: Можете, но не должны. Ведь обязаны вы только возмещать им расходы, связанные с разъездам и ст. 168.1 ТК РФ , а доплачивать — нет.

Надбавка — это составная часть заработной платы. И ТК РФ не предусматривает такую обязательную выплату. Поэтому ее установление — ваше право, а не обязанность.

Кроме того, выплата надбавки может быть предусмотрена отраслевыми соглашениями, коллективным и (или) трудовым договором или локальным нормативным актом (например, положением об оплате труда).

«Разъездная» надбавка учитывается в расходах, но облагается НДФЛ и взносами

В соответствии с отраслевым соглашением мы выплачиваем работникам надбавку за разъездной характер работы. Можно ли учесть ее в расходах? Нужно ли удерживать с нее НДФЛ и облагать страховыми взносами?

: Эту надбавку нужно отличать от возмещаемых работникам расходов. Надбавка — это часть зарплат ы ст. 129 ТК РФ . Поэтому вы должны начислять на нее НДФ Л п. 1 ст. 210 НК РФ и страховые взнос ы ч. 1 ст. 7 Закона ; п. 1 ст. 20.1. Закона , а также можете учесть ее в расходах на оплату труд а ст. 255 НК РФ .

При разовых поездках работа не является разъездной

Юрисконсульт нашей организации раз в неделю по производственной необходимости ездит на несколько часов в различные госорганы и организации. Кроме того, у нас работает мастер по ремонту бытовой техники, который в основном выполняет работу в сервисном центре и только время от времени выезжает к клиентам. Можно ли установить им разъездной характер работы, чтобы компенсировать расходы на проезд?

: Работа ваших сотрудников не является разъездной.

Чтобы вы могли компенсировать юрисконсульту и мастеру по ремонту бытовой техники расходы на проезд, совсем не обязательно называть их работу разъездной. Достаточно того, чтобы они представили в бухгалтерию проездные документы.

Вместе с тем перечень работников с разъездным характером работы вы определяете самостоятельн о ст. 168.1 ТК РФ . Поэтому можете включить в него не только сотрудников, которые перемещаются на отдаленные объекты (зачастую расположенные в другом населенном пункте), но и тех, кто по роду своей работы перемещается в пределах одного населенного пункта. Например, курьеров, страховых агентов, торговых представителей и т. п. И даже если вы включите в него работников, которые время от времени выезжают из офиса, это не будет нарушение, но и не увеличит возмещаемые работникам расходы. Ведь суточные им не положены, и вы можете компенсировать им только расходы на проезд.

«Разъездного» работника можно направить в командировку

У сотрудника разъездная работа. У нас возникла необходимость снять его с объекта, на котором он сейчас занят, и направить на неделю к одному из наших контрагентов в другой город для выполнения конкретного задания. Нужно ли для этого оформлять ему командировку?

: Да, нужно. Вы направляете работника на определенный срок для выполнения конкретного поручения в населенный пункт за пределами той территории, где он обычно работает. То есть в командировк у ст. 166 ТК РФ . А разъездная работа не является командировкой.

Поездки на работу в другой город не относятся к разъездной работе

У нас две «родственные» организации: одна — в Москве, другая — в Орле. Генеральный директор и главный бухгалтер московской организации работают по совместительству в Орле. Можем ли мы установить им разъездной характер работы, оплачивать проезд, проживание и выплачивать суточные?

: Поездки руководителя и главного бухгалтера в вашем случае никак не связаны с выполнением ими работы для вашей организации. Ведь они ездят в Орел на работу к другому работодателю. Поэтому такие поездки нельзя рассматривать как связанные с разъездным характером работы.

Если же трудовым договором о работе по совместительству в Орле будет предусмотрено возмещение им расходов на проезд до места работы, то у вас вряд ли получится учесть эти расходы в целях налогообложения прибыли.

Суточные ≠ компенсация

Наши специалисты выполняют работы, перемещаясь по определенному маршруту из одного населенного пункта в другой. В каждом населенном пункте они работают от 15 до 30 дней. При этом они проживают в специально оборудованных передвижных вагончиках. Мы выплачиваем им за каждый рабочий день компенсацию в размере 700 руб. Можем ли мы не облагать ее НДФЛ и взносами?

: Вы правильно доплачиваете работникам деньги. Но неверно назвали и оформили эту выплату. Из-за разъездного характера работы ваши сотрудники не имеют возможности возвращаться домой ежедневно. А значит, это суточны е ст. 168.1 ТК РФ . Поэтому их нужно выплачивать за календарные дни (то есть не только за рабочие дни, но и за выходные тоже), которые ваши работники вынуждены проводить вне дома.

Внимание

Надбавка, в отличие от суточных, облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Поэтому, чтобы проверяющие не расценили эту выплату как надбавку к зарплате, связанную с характером работы, и не начислили на нее НДФЛ и страховые взносы, вам нужно утвердить положение о разъездном характере работ и установить в нем размер и порядок выплаты суточных «разъездным» работникам.

К тому же если вы не пропишете данную выплату в положении как суточные, то и работники могут потребовать выплачивать им наряду с компенсацией еще и суточные.

Компенсация разъездного характера работы

Что такое разъездная работа

Понятие «разъездной характер работы» встречается в ТК РФ неоднократно. Тем не менее Трудовой кодекс значение его не раскрывает. Также нет определения в иных законодательных актах. В связи с этим 12.12.2013 Роструд выпустил Письмо № 4209-ТЗ, в котором поясняет, что разъездной считается работа, при которой сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.

В отличие от командировки, которая ограничена конкретным временным промежутком и является разовым явлением, разъездной характер работы предусматривает постоянную основу такого режима труда.

Компенсация за разъездной характер работы 2019

Работник, работа которого имеет разъездной характер, имеет право на компенсационные выплаты. Во-первых, работодатель обязан компенсировать ему понесенные расходы. Эта обязанность установлена ст. 168.1 ТК РФ . Кроме того, дополнительно к этому организация может установить порядок выплаты таким сотрудником надбавки к окладу. Эти два понятия необходимо разделять и при их оформлении и выплате учитывать специфику каждого. От этого зависит порядок их учета и налогообложения. Надбавка к окладу и возмещение понесенных расходов не являются взаимоисключаемыми и могут применяться компанией одновременно.

Надбавка к окладу

Ее сумма устанавливается организацией самостоятельно. Порядок ее начисления прописывается в локальном нормативном акте.

В некоторых случаях процент выплаты надбавки определен на законодательном уровне. На сегодняшний день продолжают действовать некоторые законодательные акты времен СССР, регулирующие этот вопрос. Например, Постановление Совета министров РСФСР № 579 от 12.12.1978. Если профессия работника входит в перечень, утвержденный Постановлением, то размер надбавки утверждается законодательно. Например, компенсации за разъездной характер работы водителям междугородних линий составляют 1,5% от месячной ставки в сутки. В Постановлении есть оговорка о том, что их трудовая деятельность постоянно протекает в пути. Вторая часть документа рассматривает работников, систематически совершающих поездки в пределах закрепленного участка (например инженеров, контролеров, кассиров). Им полагается 20% от месячного должностного оклада.

Читайте также:  Перерывы на отдых в рабочее время по трудовому кодексу

Если законодательно размер надбавки к окладу за разъездной характер работы не установлен, то работодатель вправе установить процентную надбавку по своему усмотрению. Такое решение необходимо закрепить в ЛНА.

Возмещение понесенных расходов

Статья 168.1 ТК РФ обязывает возмещать лицам, которым установлен разъездной характер работы, затраты на:

  • проезд;
  • найм жилья;
  • допрасходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные и иные);
  • иные обоснованные расходы, произведенные с разрешения работодателя.

Для выплаты компенсации необходимо наличие документов, подтверждающих произведенные расходы. Чтобы не было злоупотреблений со стороны, можно в ЛНА установить предельные размеры возмещения расходов. Кроме того, если такой категории сотрудников планируется выплачивать суточные, их размер также нужно утвердить в локальном нормативном акте. Установить сумму суточных можно в любом размере на усмотрение руководства организации.

Как оформляется разъездной характер работы

Поскольку в разъездах трудятся гораздо больше людей, чем это закреплено законодательно, работодателям приходится закреплять их надбавки самостоятельно. Чтобы установить размер компенсации за разъездной характер работы, документы необходимо оформить следующие:

  • отдельный пункт в трудовом договоре. В соответствии со статьей 57 ТК РФ , разъезды — это существенное условие труда. Работодатель должен предупредить о них заранее, а работник — согласиться или отказаться;

  • раздел в коллективном договоре. В нем следует указать перечень профессий и должностей, предполагающих разъезды, суть соответствующей деятельности, документы для учета поездок (времени, выданных суточных и т. п.). Взамен можно издать целое положение, где этот вопрос будет освещен максимально подробно;

  • должностная инструкция. При наличии в ней пункта о постоянном труде в пути надбавки будут обоснованными.

Компенсация разъездного характера работы осуществляется на основе подтверждающих документов. Это могут быть билеты на транспорт, счета из гостиниц, чеки с заправочных станций. Сюда же относятся счета из заведений общепита или чеки из магазинов, доказывающие наличие расходов на питание.

Компенсация за разъездной характер работы: НДФЛ

Обложение налогом на доходы физических лиц выплат работникам, которым установлен разъездной характер работы, зависит от вида выплаты:

  1. Надбавка к окладу признается частью зарплаты (п. 3 ст. 255 НК РФ). Следовательно, с нее необходимо удерживать НДФЛ в обычном порядке. Такая точка зрения подтверждается Минфином в Письме № 03-04-06/9-76 от 26.03.2012.
  2. Возмещение расходов — это компенсационная выплата. Следовательно, она не подлежит обложению НДФЛ на основании абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ. Но очень важно, чтобы понесенные расходы имели документальное подтверждение: ж/д, авиа, автобусные билеты, счета гостиниц и т. д.

Компенсация за разъездной характер работы: страховые взносы

В обложении страховыми взносами выплат при разъездном характере работы нужно руководствоваться теми же правилами, что и для НДФЛ:

  • надбавка к окладу (или иная) за особые условия труда признается частью зарплаты и страховыми взносами облагается;
  • компенсация понесенных расходов, подтвержденных документально, от обложения освобождается (ст. 422 НК РФ);
  • суточные также освобождаются от обложения НДФЛ.

Компенсации сотрудникам с разъездным характером работы

Есть отдельные категории сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или осуществляется в пути. Согласно нормам Трудового кодекса, работодатель обязан возмещать им расходы, связанные со служебными поездками. комментируемом письме указано, что суммы компенсаций работникам, чья постоянная работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных коллективным договором или локальными нормативными актами. Такие затраты можно учесть и в целях налогообложения прибыли. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 25.10.13 № 03-04-06/45182)

Разъездной характер работы: правовое регулирование

Суды не раз отмечали, что это работа, которая предполагает постоянные служебные поездки. То есть сотрудник выполняет работу вне офиса. К данному выводу пришел, например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 06.12.04 № А26-8850/03-21. Так, разъездной признается работа водителя или курьера.

Специалисты Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.09 № 22-2-3644 указали, что, поскольку в действующем законодательстве понятие «разъездной характер работы» отсутствует, решение вопроса об отнесении той или иной работы к разъездной принимается организацией самостоятельно.

Для некоторых отраслей, например для строительства, определение разъездного характера работы закреплено в отраслевых соглашениях.

В Федеральном отраслевом соглашении* дано следующее определение: разъездной характер работ в строительстве предусматривает выполнение их на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с чем работники осуществляют поездки в нерабочее время от местонахождения работодателя (пункта сбора) до места работы на объекте и обратно.

* Федеральное отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2011-2013 годы.

Обращаем внимание, что не следует путать разъездной характер работы со служебными командировками – поездками работника по распоряжению работодателя на конкретный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В статье 166 ТК РФ прямо сказано, что служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Таким образом, разъездной характер работы подразумевает выполнение должностных обязанностей вне офиса. Более четкой формулировки законодательство не содержит. Организация самостоятельно (с учетом специфики деятельности) устанавливает перечень сотрудников, чья работа носит разъездной характер.

В том случае, если работодатель затрудняется с ответом на вопрос, является ли деятельность сотрудников, занимающих определенные должности, работой, имеющей разъездной характер, специалисты главного финансового ведомства рекомендуют обращаться с запросом в Министерство труда и социальной защиты РФ.

Гарантии и компенсации при разъездах

Для персонала с разъездным характером работы Трудовой кодекс предусматривает ряд дополнительных гарантий и компенсаций.

Так, если работа носит разъездной характер, то на основании трудового договора, локального нормативного акта может выплачиваться надбавка.

При установлении размера такой надбавки необходимо руководствоваться:

  • Положением о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве (утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ЦСПС от 01.06.89 № 169/10-87);
  • Перечнем профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков (утв. постановлением Совмина РСФСР от 12.12.78 № 579);
  • отраслевыми соглашениями.

Если указанные документы не распространяются на работодателя, то он вправе установить надбавку за разъездной характер работы в локальном нормативном акте.

Кроме того, в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ работодатель обязан возмещать таким работникам следующие расходы:

  • на проезд и проживание во время служебной поездки;
  • суточные;
  • иные расходы, которые связаны с разъездным характером работы.

То есть организации могут компенсировать любые расходы сотрудника, связанные с разъездной работой.

Перечень расходов и суммы, которые организация готова компенсировать сотрудникам за разъездной характер работы, надо прописать в локальном нормативном акте, коллективном или трудовых договорах.

Документальное оформление

Рассмотрим, какие документы требуется оформить работодателю, для того чтобы выплата компенсаций тем лицам, чья работа носит разъездной характер, были признаны обоснованными.

1. Трудовой договор. В соответствии со статьей 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре. Кроме того, разъездной характер работы также нужно закрепить в должностной инструкции работника.

2. Положение о разъездном характере работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ, перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов. Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя.

3. Должностные инструкции. В должностных инструкциях тех специалистов, которым организация компенсирует расходы, связанные со служебными поездками, необходимо указать, что их постоянная работа носит разъездной характер. И в этом случае оплата проезда, проживания и суточных будет считаться обоснованным расходом.

4. Документы, подтверждающие расходы. Стоимость проезда и проживания должна подтверждаться билетами на транспорт и счетами гостиниц. Суточные выдаются за каждый день служебной поездки, поэтому следует составить приказ, прописав в нем, сколько дней продлится служебная поездка.

НДФЛ: порядок налогообложения компенсации расходов

Как отмечалось выше, статья 168.1 ТК РФ содержит перечень затрат, которые работодатель обязан компенсировать работнику. Напомним, что в коллективном или трудовом договоре, ином локальном нормативном акте работодатель устанавливает конкретный перечень возмещаемых расходов, а также суммы возмещения.

Таким образом, как сообщает главное финансовое ведомство в комментируемом письме, выплаты, направленные на возмещение расходов, связанных со служебными поездками сотрудников, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных соглашениями, трудовым или коллективным договором либо иными локальными актами организации.

Налог на прибыль: возможность признания в расходах сумм возмещения затрат

Суммы компенсаций, по мнению чиновников главного финансового ведомства, подлежат включению в состав прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Ссылка на основную публикацию